Privacy Policy Version 1.1 – en vigueur à partir du 01/12/2018

1. Généralités

1.1.         Lors de l’inscription de l’utilisateur de l’Application sur le Site internet, tel que défini dans les conditions d’utilisation du Site ou lorsque ce dernier recourt aux services de VOTICK, VOTICK collecte et traite des données à caractère personnel le concernant.

1.2.         En tant que responsable de traitement de données, VOTICK a sollicité son enregistrement auprès de la Commission pour la protection de la vie privée.

La personne responsable du traitement au sein de VOTICK est Mr Timmermans Axel ; elle peut être contactée selon les modalités suivantes :

Tél : +32 477 23 88 66  Email :

1.3.         En accédant au Site internet, l’Utilisateur autorise expressément VOTICK à traiter les données à caractère personnel conformément à la législation belge et européenne sur la protection de la vie privée et dans les limites définies par la présente Privacy Policy.

2. Nature des données traitées et objectifs du traitement des données

2.1.         Nature des données à caractère personnel traitées

Les données traitées par VOTICK sont les suivantes :

• des noms, prénoms, date de naissance, adresse postale, adresse de courrier électronique, n° de téléphone, adresse « IP » et coordonnées de contact qui sont collectées lors de l’inscription et/ou lors toute commande ;
• des informations qui peuvent être échangées entre VOTICK et l’Utilisateur, notamment par courrier électronique, à propos de l’exécution du contrat ;
• des coordonnées bancaires qui sont collectées lors des opérations de paiement en ligne pour l’exécution de ces opérations de paiement visées à l’article dans les Conditions générales de VOTICK.

Les données à caractère personnel communiquées par l’Utilisateur sont enregistrées dans un fichier qui est contrôlé et demeure à tout moment sous la responsabilité de VOTICK.

2.2.         Finalité du traitement des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel sont collectées et traitées par VOTICK aux fins suivantes :

–    La fourniture des services de vote et de sondage, en ce compris l’émission et le recouvrement éventuel des factures relatives aux services prestés par VOTICK;

–    l’information de l’Utilisateur à propos des produits proposés par VOTICK ;

–    La publicité et le marketing, en ce compris l’envoi de newsletter papier ou électronique ;

–    La communication d’offres promotionnelles et l’offre de participation à des concours;

–    La réalisation d’études de marché.

Le traitement des données à caractère personnel de l’Utilisateur a reçu le n° d’identification suivant au sein de la Commission pour la protection de la vie privée : VT005053744

3. Droit d’accès, de rectification et d’opposition

3.1.         L’Utilisateur dont les données personnelles sont traitées par VOTICK peuvent à tout moment et sans frais demander à VOTICK l’accès aux informations les concernant qu’elle conserve. Elles ont le droit de demander la mise à jour ou la rectification des informations qui seraient erronées ou incomplètes.

Elles peuvent s’opposer au traitement de données les concernant en faisant valoir de justes motifs, pour autant que cela rende pas l’exécution par VOTICK de ses obligations plus difficile.

L’Utilisateur peut à tout moment s’opposer au  traitement de ses données personnelles par VOTICK à des fins de marketing et ce pour l’avenir.

En toutes hypothèses, les données à caractère personnel sont effacées dans l’hypothèse où le consommateur met un terme à son inscription ou, au plus tard, à l’expiration d’une période de  10 ans à compter de la date de la dernière commande du consommateur.

3.2.         Les Utilisateurs concernés peuvent exercer les droits décrits dans cette section en contactant VOTICK aux coordonnées indiquées ci-dessus, §1.2.

4. Sécurité et confidentialité

4.1.         VOTICK met en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel qu’elle traite. Ces données ne seront pas transmises à des tiers autres que les partenaires de VOTICK, sauf si cela s’avère nécessaire à la fourniture du service commandé par l’Utilisateur ou si celui-ci a marqué son consentement pour un tel transfert ou si ce transfert est requis par une autorité compétente.

4.2.         L’Utilisateur déclare être informé et consentir à ce que des entreprises tierces manipulent occasionnellement certaines données lors de prestations à caractère technique destinées à assurer le fonctionnement correcte de l’Application et la mise à jour du Site internet et des outils d’information de VOTICK.

Les données à caractère personnel peuvent en outre être transmises aux intermédiaires et organismes financiers intervenant des ces opérations de paiement, tels que OGONE.

5. Informations de navigation

5.1.         VOTICK collecte et conserve certains « renseignements visiteur » concernant les visiteurs de son site internet, tels que, par exemple le nom du domaine et l’adresse de l’ordinateur hôte à partir desquels ils accèdent à Internet, l’adresse du protocole Internet (IP) de l’ordinateur utilisé, la date et l’heure de la visite et les URL à partir desquelles les visiteurs atteignent le site.

Cette information de navigation n’est pas mise en lien avec des données permettant d’identifier les visiteurs et est détruite après un certain temps.

Les informations de navigation sont collectées via des cookies. Un cookie est un fichier de petite taille, placés sur le disque dur des ordinateurs par un serveur de page Web ; il ne permet pas l’identification de l’utilisateur mais enregistre des informations relatives à la navigation d’un ordinateur sur un site. Les données ainsi obtenues visent à faciliter la navigation ultérieure sur le site et ont également vocation à permettre diverses mesures de fréquentation. VOTICK utilise en effet cette information pour analyser et mesurer la fréquentation de son site et pour proposer à l’Utilisateur certaines fonctionnalités. En outre, les cookies sont utilisés par VOTICK afin de cibler la publicité diffusées sur le Site internet en fonction du profil du consommateur. Les navigateurs peuvent être configurés pour refuser les cookies ; le refus d’installation d’un cookie peut entraîner l’impossibilité d’accéder à certains services et fonctionnalités du Site Internet.

5.2.         Le traitement des informations de navigation décrit dans cette section peut être réalisé par des entreprises tierces, comme par exemple la société américaine Google Inc. via son outil « Google Analytics ».

7. Transfert de responsabilité

Lors de la création, par le client, de projets, sessions et questions de vote, l’Utilisateur, en tant qu’administrateur du compte de son abonnement, s’engage à reconnaître les conditions d’utilisations et valide ( par une certification en ligne)  la prise de responsabilité sur les données qu’il collecte lors de leurs propres enquêtes.

Par cet acte, l’Utilisateur décharge Votick de toute les utilisations faites des données collectées lors de leurs sessions privées.

6. Adaptation à la réglementation RGPD/GDPR

Conformément à la réglementation européenne sur la protection des données personnelles applicable à parti du 25 mai 2018.

Informations relative à la politique de Votick concernant la protection des données à caractères personnelles et ce,  traitées lors de la visite sur notre site, l’inscription à notre application ou l’identification des participants aux sessions du système.

Votick s’engage à traiter les données en conformité avec le Règlement Général Européen de protection des données (RGDP)

Votick et ses partenaires de développement ont pris des mesures significatives pour protéger les informations personnelles que nous collectons tels que le cryptage SSL à tous niveaux.

Votick, dans la cadre de sa mission d’outil logiciel à disposition d’utilisateurs externes (abonnés), ne récolte pas pour son compte, au-delà de ce qui est strictement nécessaire, les informations et données pour comprendre seuls les besoins de ses prospects, clients, ou utilisateurs.

A la demande, Votick fournira un aperçu des données personnelles (à jour) en sa possession aux requérants pour d’éventuelles modifications, annulations ou corrections.

Une documentation interne « le registre des activités de traitement.xls » est éditée et mis à jour mis à disposition permanente et ce, à toutes fins de transparence.

Pour toutes informations :

a) Informations pratiques: 

Délégué de la protection des données: Axel-Sacha Timmermans

Responsable du traitement représentant: Votick SPRL

Représentant; Axel-Sacha Timmermans

Références entreprises sous-traitants 2013-2018:

 En ligne avec les dispositions du règlement général sur la protection des données (RGPD), nous demandons à nos sous-traitants qu’ils disposent d’un contrat de traitement de données partagées.

Nos sous-processeurs tels que définis dans le GDPR  sont à ce jour, d’un part:

Entreprises		Fonctions
OVH	FR	Hosting serveurs web, clouds, bases de données productions
Kernl	FR	Server développement et production
Mailchimp	USA	Application cloud gestion d’e-mails
Stripe	USA	Système sécurisé processus d’e-payement
Exatronic	B	Opérateur de serveurs SMS/ Db utilisateurs
Votick	B	Db locales XLS, système et stockage

De l’autre :

• Les abonnés de l’outil/service Votick (Sous-traitants et utilisateurs, abonnés, administrateurs projets système) collectent des informations, lors de sessions sous leur propre responsabilité.

Un e-contrat, à l’inscription au compte de l’abonné, pour la création et la gestion de compte, de projets et de sessions est disponible en  ligne.

b) Collecte d’information:

• Alimentation des bases de données marketing du secteur
  • « DbMaster.xls»,
  • « DbProspections.xls »

Via visites, contact réseaux sociaux, recommandations, campagnes promotion de marketing & sales, téléphone, mails et e-mails.

• Via « News Letters » (site inscription avec volontaire et acceptation conditions)

• Enregistrements des administrateurs et abonnés dans la base de données « user » système
• Capture (participants) lors des sessions des utilisateurs de la solution (clients) à participant volontaire via formulaire système en page d’accueil
• Service de support, help desk.

c) Catégories de données traitées (voir registre)

Information tels que : Nom, prénom, adresses, GMS, positions, e-mail, alias, PW, log in…

d) Catégorie personnes concernées (voir registre)

Abonnés, audiences, participants vote, utilisateurs du système, visiteurs du site

e) Données sensibles  (voir registre)

Néant.

f) Finalité 

Les finalités du traitement des données communiquées reçues légitimement par Votick, y compris par des tiers, sont uniquement le traitement en vue de la gestion de sa clientèle identifié volontairement et des obligations d’administration ou de gestion commerciale (les études statistiques, le suivi et la prospection client,…).

Ils peuvent faire l’objet de reporting, liste de contacts, suivi qualificatif, enquêtes à des fins de marketing direct.

Ils servent également à identifier les comptes utilisateurs liés à leur plan tarifaire pour une période déterminée.

Egalement à identifier, authentifier des participants, gagnants et utilisateurs du système.

Le transfert de données sur des plateformes Saas (tels que des sous-traitants listés) à des fins marketings est envisageable dans le but d’améliorer la connaissance des clients et prospects et afin d’informer ces derniers sur les activités, produits et services respectifs dans les secteurs autorisés et utilisés par le client.

g) Confidentialité

Les données seront traitées avec la plus grandes discrétion au regard du respect de la vie privée.

h) Droits d’accès rectification et d’opposition

Toute personne concernée peut prendre connaissance de ses données propres, les faire rectifier et s’opposer à leur traitement à des fins de marketing direct ou indirect.

Pour y procéder, elle en fait part par e-mail à :

I) Période d’archivage

CAT 1: durée de l’abonnement + 5 ans

CAT 2: durée du projet + 10 ans

j) Opérations et maintenance
Les mesures de sécurité techniques et organisationnelles sont introduites à tous les niveaux standards pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Contrat avec sous-traitants

• En émettant un e-Contrat de transfert de responsabilité de la partie du traitement pour/par les « users » (clients) proposé à la commande en ligne de tout plan tarifaire.
• En accompagnant d’une note explicite d’acceptation et des conditions et d’engagement à respecter les règles prédéfinies comme seul responsable sur base des données traitée (ex : minimum, e-mail adresse) lors de participations aux sessions de vote, enquête ou quiz.

Ces derniers contrats sont réciproques, Votick s’engageant, en échange, à ne pas divulguer aucunes informations des inscrits ni réutilisation autre que l’amélioration de l’expérience client.

• En publiant une information complète sur le site votick.com
  • Mentons légales de Voick Sprl : Adresse, raison sociales, contacts, mails, téléphone.
  • Conditions d’utilisation (site Votick)
    • Champs d’application
    • Responsabilité Votick
    • Responsabilité d’utilisation
    • Droits de propriété intellectuelle
    • Disponibilité du site Internet
    • Protection des mineurs
    • Modifications du site et conditions d’utilisation
    • Protection des données à caractère personnelles
    • Divers
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